“Overstappen naar een ander ERP-systeem kun je volgens mij simpelweg niet zonder de hulp en ervaring van zo’n partij doen”
Arwin Boom – Financieel manager
Goede wijn, een Rituals-pakket, een gepersonaliseerde romper of een slagroomtaart met daarop ‘Hoera, Isa 4 jaar!’, er zijn maar weinig producten die je niet kunt vinden in de verschillende webshops van Topgeschenken B.V. Door de sterke groei die het bedrijf de afgelopen jaren doormaakte, ontstond de behoefte om processen te automatiseren.
Wat ooit begon als bloemisterij, groeide in ‘no time’ uit tot een succesvol online bedrijf met verschillende webshops. Het doel van Topgeschenken B.V. is echter nog altijd hetzelfde als bij de start: mensen een goed gevoel bezorgen. Met een bloemetje, een heerlijke fles wijn of een goed gevulde fruitmand. Zolang de ontvanger maar voelt: ‘hey, ik denk aan je’. Onder Topgeschenken B.V. vallen de websites Topgeschenken.nl, Topbloemen.nl, Toptaarten.nl en Topfruit.nl.
Verdere professionalisering en groei
Als overkoepelend label van onder meer Topbloemen.nl, Toptaarten.nl, Topfruit.nl en Topgeschenken.nl is Topgeschenken B.V. hard op weg om één van de grootste spelers in de Nederlandse e-commerce te worden. In een paar jaar tijd groeide het aantal medewerkers van het bedrijf uit tot 100 en werd een omzet van meer dan 100 miljoen euro gerealiseerd. Er was dan ook dringend behoefte aan software die zou bijdragen aan verdere professionalisering en groei. In 2018 stapte het bedrijf daarom over op de software van Exact. Financieel Manager Arwin Boom legt uit hoe het bedrijf zo hard heeft kunnen groeien met dank aan Exact Globe en hoe ze dat in de toekomst willen blijven doen.
“Exact Globe bracht de professionalisering die Topgeschenken nodig had”
‘De professionalisering die we nodig hadden’
Toen Arwin in mei 2019 voor Topgeschenken ging werken, was het bedrijf net een jaar overgestapt op de software van Exact. “Het programma waar we daarvoor mee
werkten kon de groei van het bedrijf niet bijhouden. Hoe meer mutaties we invoerden, des te trager werd de software. Dat leidde tot de nodige irritatie en frustratie. Exact Globe bracht de professionalisering die Topgeschenken nodig had. En dat zonder enige vertraging, hoeveel mutaties we ook invoeren. Wij voeren gemiddeld meer dan 130.000 bankmutaties per jaar door en sturen meer dan 250.000 facturen aan onze zakelijke klanten”, vertelt Arwin. “Met dit programma gaat dat gesmeerd.”
Onmisbare partner
De gespecialiseerde automatiseringsadviseurs van GCS begeleidden de implementatie van Exact Globe bij Topgeschenken van A tot Z. Dankzij deze hulp verliep de overstap naar Exact Globe soepel, aldus Alwin. “Overstappen naar een ander ERP-systeem kun je volgens mij simpelweg niet zonder de hulp en ervaring van zo’n partij doen”, zegt hij. “Alle mutaties moesten opnieuw opgebouwd worden en de hele administratie opnieuw ingericht. GCS was in dit proces een onmisbare partner.”
Vele malen gebruiksvriendelijker
Toen Arwin begon aan zijn nieuwe baan bij Topgeschenken maakte hij voor het eerst kennis met de software van Exact. “Toen ik Exact Globe voor het eerst zag, viel me meteen op hoe gebruiksvriendelijk het programma is. Voorheen werkte ik onder meer met SAP, maar om eerlijk te zijn vind ik Exact vele malen gebruiksvriendelijker. De indeling van het programma is ontzettend logisch en spreekt volledig voor zich. Zelfs als je geen boekhouder of administrateur bent, snap je de indeling meteen.”
Nieuwe mogelijkheden verkennen
Naast de gebruiksvriendelijkheid, wordt Arwin blij van de eindeloze opties die Exact Globe biedt. “Het programma biedt veel mogelijkheden, waarvan we een groot deel (nog) niet eens gebruiken.” Ook wat dat betreft is de input van GCS meer dan nuttig. “Zij laten ons zien wat er binnen de software nog te ontdekken valt en hoe we de nog ongebruikte mogelijkheden concreet kunnen inzetten. We gingen met Exact Globe werken voor de financiële administratie, maar verruimen onze blik daarin steeds meer. Zo verkennen we nu langzaam de mogelijkheden om Exact te gebruiken voor onze CRM- en HRM-administratie. Ook maken we nog geen gebruik van de optie voorraadbeheer. Dat is één van de dingen die op het programma staat om aan te pakken, zodat er een Order to Cash- en Purchase to Pay-situatie gaat ontstaan, waarbij een en ander straks via Exact zal verlopen.”
Eén efficiënte ERP-oplossing
“De afgelopen jaren zijn er op alle platformen verschillende losse applicaties en systemen doorgevoerd. De overkoepelende gedachte ontbrak daarbij nogal eens. Nu is die integrale gedachte juist leidend en maken we voorzichtige stappen naar één efficiënte ERP-oplossing. Dat zou mijn leven als financieel manager aanzienlijk makkelijker maken, maar geeft ook de organisatie als geheel een flinke stimulans om nóg harder te groeien.” Voor een organisatie die zo hard groeit en tegelijkertijd met verschillende e-commerceplatformen werkt, heeft zo’n mogelijke nieuwe integratie nogal wat voeten in de aarde, iets wat Arwin zich goed realiseert. “Alles overhevelen naar Exact Globe zou een grote stap naar dat integrale systeem kunnen zijn. Maar zover zijn we nog niet: het is een immense operatie die tijd nodig heeft.”
Blijven groeien
Mede door de coronacrisis zijn de e-commerce activiteiten en de omzet van Topgeschenken sinds 2020 nog harder gegroeid. Het bedrijf nam Gefelicitaart.nl over en veroverde een hoge positie in de Twinkle100; het jaarlijkse overzicht van de grootste online retailers in Nederland. De stabiele backoffice van Exact bleek tijdens de explosieve groei van Topgeschenken zeer waardevol. Inmiddels is het gebruik van Peppol en E-Invoicing een belangrijk onderdeel geworden. Om de uitwisseling van data tussen de verschillende systemen te monitoren, is het platform Alumio ingezet. Dit platform biedt standaard verbindingsconnectoren om systeemintegratie te vereenvoudigen. Een tool met meerwaarde die GCS bij meerdere klanten heeft draaien en in het portfolio heeft opgenomen.
Wat de toekomst precies brengt weet niemand, maar één ding is zeker: Topgeschenken blijft plannen maken voor groei.
GCS – Partner voor de lange termijn
Op zoek naar een Exact-partner voor de lange termijn, die zowel gevraagd als ongevraagd advies geeft?
Neem contact op via advies@gcsbv.eu of 085-2395000.
