De Beurs van Berlage benutte de coronaperiode om hun IT-omgeving naar een hoger plan te tillen. Dit deden ze met behulp van GCS.

Gevestigd in een voormalig beursgebouw, vormt De Beurs van Berlage een bruisend ontmoetingspunt in het hart van Amsterdam. Het rijksmonument doet deels dienst als evenementen- en congrescentrum. Daarnaast vind je in het pand onder meer horeca, tentoonstellingen, fietsverhuur, escape rooms en kantoorruimte. “Het is belangrijk dat dit rijksmonument in stand wordt gehouden voor de toekomst”, vertelt Kelvin van Nimwegen. Als property director is hij verantwoordelijk voor het vastgoed en alle faciliteiten (van schoonmaak tot ICT).

Kleine speler, grootse partner
Op het moment van reorganisatie was GCS al jarenlang Exact-partner van de Beurs van Berlage. “GCS leverde ons alleen Exact Globe en was op dat moment nog een kleine speler binnen onze organisatie”, vertelt Kelvin. “Als er een probleem was, belden we het algemene nummer en dat was het.” Toch kwam GCS ter sprake als potentiële partner voor het IT-gedeelte van het reorganisatieproces. In het najaar van 2020 gingen beide partijen in gesprek over de uitbreiding van het partnerschap.

Gevraagd en ongevraagd advies
Kelvin: “We wilden verder organiseren en automatiseren. We zochten een partij die daarbij gevraagd én ongevraagd kon adviseren. Dit vonden we bij GCS. De laatste anderhalf jaar heeft GCS zich bewezen als partner die verstand heeft van de zaken waar wij géén verstand van hebben. Zo heb ik bijvoorbeeld ICT op mijn bordje, zonder dat ik een ICT-achtergrond heb. Dit kan omdat wij andere partijen om ons heen hebben, zoals GCS, die daarin ondersteunen en adviseren”, aldus Kelvin.

Een echte partner
Kelvin: “We zijn een groot traject gestart waarbij we onze processen geïnventariseerd hebben en een nieuw proces hebben opgesteld. Dit hebben we eerst intern gedaan. Daarna hebben we GCS gevraagd om te kijken wat er ook daadwerkelijk kon. Hierbij keek GCS ook verder en kwam – indien nodig – met ‘ongevraagd’ advies. En als iets niet mogelijk bleek? Dan werd er gekeken naar ‘wat dan wel’. Er lopen verschillende deelprojecten waar GCS nu een leidende rol in heeft. Ze voeren het woord in gesprekken waarvoor wij te weinig verstand hebben. Ze zijn daarmee een verlengstuk van de organisatie, een echte partner dus.”

“GCS is een verlengstuk van de organisatie, een echte partner dus”

Een teken van partnerschap
Met meerdere projecten die door elkaar heen lopen is het traject bij de Beurs van Berlage niet eenvoudig. De organisatie ging over op een modern boekhoudpakket, waaraan ze ook zaken als sales, salaris en HRM koppelden. Kelvin: “We migreerden van Exact Globe naar Exact Online. Daarnaast gingen we werken met Officient. Hierdoor ontstond een gekke driehoeksverhouding. GCS is onze Exact-partner, maar de Officient-software was voor hen net zo nieuw als voor ons. We moesten dit dus rechtstreeks met Exact regelen. Maar toen dit toch niet goed verliep ging GCS bemiddelen. Daar kan ik ze erg om waarderen. Het gaat om een product dat wij niet direct hebben afgenomen bij ze, maar ze gaan er wel voor staan. Ook dat is een teken van partnerschap.”

Van volgend naar leidend op financieel gebied
Een ander project bij de Beurs van Berlage is het verbeteren van de financiële rapportages en het opstarten van een datawarehouse (Power BI). “De afdeling Finance was heel erg druk met het handmatig verwerken van informatie. Daardoor voer je als Finance-afdeling niet de regie, maar loop je achter de feiten aan”, vertelt Kelvin. “We moesten de afdeling van volgend naar leidend krijgen. Dit kan alleen als je zorgt dat de efficiëntie omhoog gaat en werkdruk omlaag. Dan pas kun je achteroverleunen en verder denken dan het hier en nu.” Met het koppelen van het boekhoudpakket aan – onder andere – het salessysteem en de bankgegevens wil de Beurs van Berlage dit bereiken. “Alle data die wordt gegenereerd willen we koppelen aan een datawarehouse, zodat we uiteindelijk werken met geautomatiseerde rapportages. Zo werken we straks meer sales gedreven dan finance gedreven”, aldus Kelvin.

Meer inzicht in de opbrengst van evenementen
In 2023 hielp GCS de Beurs van Berlage bij de pakketselectie voor een nieuw event management systeem. Er werd gekozen voor GoMomentus. Tijdens de implementatie van dit nieuwe systeem was GCS verantwoordelijk voor het projectmanagement. Ook werd gestart met de opbouw van het zogenaamde Smart Data Platform. Dit datawarehouse (Microsoft Power BI) haalt data uit Exact Online, GoMomentus en alle overige systemen en voegt dit samen tot stuurinformatie . Hiermee kunnen eenvoudig rapportages worden opgesteld over kosten en opbrengsten van evenementen. Deze rapportages stellen de salesafdeling in staat de juiste beslissingen te nemen.