Efficiëntie in de octrooibranche

In een branche waar elk detail telt en tijd kostbaar is, vormt administratieve complexiteit vaak een uitdaging. Hoe houd je grip op uren, facturen en rapportages?

Van Excel naar inzicht
Om controle te houden zijn er uitvoerige administratieve processen ingericht. Zo worden vaak Excel-sheets gebruikt en zijn handmatige handelingen nodig om aan de gevraagde flexibele facturatie en klantgerichte dienstverlening te voldoen.

Bij GCS zien we deze uitdagingen dagelijks terug. Administraties en rapportages zijn vaak onnodig complex. Met Exact Software helpen wij bedrijfsprocessen te beheersen en vooral zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Hoewel GCS met de software van Exact van oudsher sterk is in financiële en handelsadministraties, richten we ons met onze branchekennis en specifieke oplossingen op uren schrijvende organisaties zoals octrooibureaus en (rechtskundig) adviesbureaus. Een niche waarin nauwkeurigheid, flexibiliteit en gebruiksgemak cruciaal zijn.

Ook facturatieprocessen zijn volledig gedigitaliseerd. Vanuit projecten (octrooidossiers) worden uren en inkoopfacturen gekoppeld aan een factuurvoorstel. Sommige organisaties maken voor de opmaak van de factuur gebruik van een specifiek octrooipakket dat vervolgens weer wordt ingelezen in Projecten Premium. Daarbij kan worden aangegeven welke regels wel of niet gefactureerd moeten worden. Wat vroeger veel tijd kostte door afstemming en handmatige verwerking, wordt nu in één omgeving beheerd met alle uitzonderingen en wensen per gemachtigde geborgd.

Dankzij de combinatie met Power BI wordt alles weergegeven in één centraal dashboard met gepersonaliseerde weergaven. Zo ziet elke gemachtigde precies zijn eigen cijfers, van geschreven uren tot de verhouding tussen facturabele en niet-facturabele uren ten opzichte van de begroting, zonder dat de administratieve druk toeneemt.

“De integratie tussen Exact en Power BI maakt realtime inzicht mogelijk, waardoor beslissingen sneller en beter onderbouwd worden.”

Het resultaat: meer focus, minder handwerk
De automatiseringsslag bij dit octrooibureau levert tastbare resultaten op: een besparing van structureel twee FTE aan administratieve capaciteit. Waar eerder losse rapportages nodig waren, is nu één centraal dashboard voldoende. Dankzij rollen en rechten ziet elke medewerker precies de informatie die relevant is — niet meer, niet minder.

Minder administratie, meer waarde
Maar belangrijker nog: gemachtigden kunnen zich weer richten op hun kernexpertise. Dat is de ware kracht van slimme automatisering. GCS benut de volledige mogelijkheden van de Premium editie van Exact en voegt daar creativiteit aan toe om processen niet ingewikkelder te maken dan nodig. Integendeel: we creëren eenvoud in een wereld vol regels, uitzonderingen en hoge verwachtingen.

Slimme automatisering is geen doel op zich, maar een krachtig middel om processen soepeler te laten verlopen. Een half uur per dag aan administratie lijkt weinig, maar telt op tot tientallen verloren uren per maand. In een branche vol regels, uitzonderingen en precisie is efficiëntie dan ook geen luxe — het is pure noodzaak.

Een project dat niet alleen succesvol is afgerond, maar ook blijvende waarde creëert voor de organisatie.