Hoe een octrooibureau haar administratieve systeem verbeterde
Bij een octrooibureau of dienstverlenende organisatie zijn tijdregistratie, facturatie en dossierbeheer van groot belang. Elk uur moet correct aan de juiste klant en het juiste dossier gekoppeld zijn. Onlangs is dit proces binnen zo’n organisatie sterk verbeterd.
Van trage systemen naar frustratie
Voorheen werd gewerkt met Exact Globe+, aangevuld met losse Excel-sheets. Dat betekende veel handmatig invoerwerk en controles om de juiste gegevens te verwerken. Bij een verkeerd ingevoerd dossiernummer moesten complete berekeningen opnieuw worden uitgevoerd. Bovendien voldeed de performance van het systeem niet. Het werd duidelijk dat een overstap naar een modern en meer geautomatiseerd systeem veel voordelen zou bieden.
De stap naar de cloud
Die oplossing werd gevonden in de Projecten Premium editie van Exact Online in combinatie met Power BI. Binnen drie maanden draaide het team, met hulp van GCS, volledig in de cloud. Geen lokale servers meer, geen handmatige updates, maar een flexibel, toekomstbestendig platform. Tijdschrijvers voeren hun uren nu rechtstreeks in, gekoppeld aan het juiste dossier. De kans op fouten is sterk verlaagd en de doorlooptijd van declaraties en facturen is korter dan ooit.
“De overstap naar de cloud leverde niet alleen snelheid op, maar ook rust en overzicht.”
Realtime inzicht met Power BI
Een groot voordeel van de nieuwe werkwijze is de integratie met Power BI. Waar rapportages voorheen handmatig en beperkt waren, beschikt de organisatie nu over realtime dashboards. Iedere medewerker kan in één oogopslag zien hoeveel uren zijn geschreven, hoe de omzet zich ontwikkelt en welke dossiers prioriteit hebben. Het management heeft daarnaast direct inzicht in de financiële prestaties van het hele kantoor.
“Realtime inzicht zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie sneller kan bijsturen en beter geïnformeerde beslissingen neemt.”
Draagvlak en vertrouwen
De implementatie werd uitgevoerd door GCS. Daarbij bleek vooral de combinatie van technische kennis en praktische vertaalslag onmisbaar. Consultant Paul Bart Veenboer zorgde voor de technische inrichting, terwijl Jonathan Tjien Fooh de brug vormde naar de dagelijkse praktijk. Door duidelijke communicatie, geduld en meedenken met de eindgebruikers ontstond er draagvlak en vertrouwen. Vragen werden serieus genomen en oplossingen snel geleverd.
“Door goed te luisteren naar de gebruikers en snel te handelen, ontstond echt vertrouwen in het nieuwe systeem.”
Betere samenwerking en minder frustratie
De voordelen zijn niet alleen technisch, maar ook organisatorisch zichtbaar. Waar de administratie vroeger als tussenstation fungeerde voor de urenregistratie, is dat nu niet meer nodig. Tijdschrijvers en de administratie werken direct samen, waardoor er minder mailverkeer is en de processen soepeler verlopen. Het resultaat: meer efficiëntie en een hogere kwaliteit van dienstverlening.
Tips voor andere organisaties
De ervaringen van deze implementatie zijn waardevol voor andere dienstverlenende organisaties die worstelen met versnipperde administratieve processen:
- Kies voor integrale systemen: breng zoveel mogelijk processen onder in één omgeving;
• Automatiseer waar mogelijk: voorkom handmatige invoer en benut dashboards voor inzicht;
• Betrek gebruikers vanaf het begin: zij weten wat in de praktijk werkt;
• Investeer in kwaliteit: een doordachte implementatie levert later veel tijdwinst op;
• Zorg voor begeleiding die jouw taal spreekt: de juiste partner maakt het verschil.
De overstap naar een cloudgebaseerde, datagedreven aanpak met de Projecten Premium editie van Exact Online en Power BI heeft deze organisatie niet alleen efficiënter, maar ook toekomstbestendig gemaakt.
Door te investeren in kwaliteit, samenwerking en slimme technologie is de organisatie beter in staat haar kerntaak uit te voeren: het ondersteunen en beschermen van innovatie.
Download het white paper over effectief urenschrijven en factureren
Wat levert dit whitepaper jou op?
-
Praktische tips voor minder administratie en meer grip op projecten/uren.
-
Het verhaal van De Vries & Metman (van 40 Excelsheets naar 1 rapport)
- 10 weken-plan voor Minder Administratie en hogere Declarabiliteit
-
Inzicht in de beste tools voor tijdschrijven, factureren en rapportages.
Bezoek onze themapagina effectief urenschrijven
Lees artikelen, tips en klantverhalen over de beste manieren om urenregistratie en facturatie te verzorgen met Exact Online Premium.