GCS geeft goed advies en een weerwoord waar nodig. Het zijn geen ja-knikkers. Fijn, want wat wij willen is een sparringpartner. En dat is GCS.

Marieke van Vuuren – Manager Bedrijfsvoering & Control

De Nederlandse Brandwonden Stichting en GCS werken al sinds jaar en dag samen. Sinds de start in 2009 passeerden diverse projecten de revue. De komst van Marieke van Vuuren als Manager Bedrijfsvoering en Control, nu twee jaar geleden, was het startschot voor verdere vernieuwing.

De Nederlandse Brandwonden Stichting wil brandwonden voorkomen en het leed ten gevolge van brandwonden tot een minimum beperken. De fondsenwervende organisatie zet zich in voor (na)zorg, onderzoek, lotgenotencontact en preventie. Dit doet zij samen met vrijwilligers, donateurs, medewerkers en professionals.

Langlopend partnerschap

16 jaar geleden werd GCS de Exact-partner van de Nederlandse Brandwonden Stichting. De samenwerking werd gestart met het optimaliseren van de administratieve processen van de financiële administratie. Een belangrijk onderdeel hiervan was het automatiseren van de collecte-administratie. Hiervoor stapte de stichting over naar het klantmanagementsysteem Salesforce, dat gekoppeld werd aan de Exact-omgeving. Marieke: “De opbrengst uit collecte is onze grootste inkomstenbron. Maar het registreren ervan was enorm tijdrovend. Dankzij de koppeling tussen Salesforce en Exact is alles met één druk op de knop inzichtelijk en kunnen we precies zien hoeveel geld er door een collectant is opgehaald. Via een QR-code of app kan de collectant dit zelf ook inzien.”

‘Als financial moet je kunnen vertrouwen op je systeem en de cijfers die erin staan.
Dat vertrouwen heb ik nu.’

Nederlandse Brandwonden Stichting

Verbeteren en moderniseren

Al langer voelde de stichting de behoefte om de administratieve processen nog verder te verbeteren en moderniseren. Een project dat Marieke kort na haar start oppakte. Marieke: “Toen ik begon werkten we met Exact Globe, een offline versie van Exact. Onhandig vond ik, want dit maakte thuiswerken onmogelijk. Ik ging op zoek naar andere mogelijkheden.” Een combinatie van goede tarieven en de positieve samenwerking met GCS gaf de doorslag om ook deze administratieve verbeterslag samen aan te gaan. “Na een aantal gesprekken, een analyse en demonstraties kozen we voor een migratie naar Exact Online, zodat onze systemen ook buiten kantoor toegankelijk zijn.”

Overstap naar Exact Online

“In 2023 zijn we begonnen met de migratie naar Exact Online. We hebben het helemaal opnieuw ingericht. Het was veel werk, maar het proces is goed verlopen.” Tegelijk met de implementatie van Exact Online stapt de stichting over op een nieuw systeem voor de salarisadministratie. “De gegevens uit dat nieuwe systeem wilden we ook graag terugzien in Exact. Dat leek even moeilijk, maar GCS stond klaar om te helpen waar nodig en vond een oplossing.” In 2024 nam de Nederlandse Brandwonden Stichting Exact Online in gebruik.

De Nederlandse Brandwonden Stichting helpt mensen met brandwonden. Kort na het ongeval, maar ook later in hun dagelijkse strijd tegen littekens. Ze financieren onderzoek en doen er alles aan om brandwonden te voorkomen. En ze zetten zich in voor de best mogelijke zorg voor brandwondenpatiënten, en de hoogst mogelijke kwaliteit van leven.

Dat kunnen ze niet zonder jou. Steun hen en help mensen met brandwonden! Doneer direct via deze link

Digitaal accorderen

Marieke: “Het fijne van Exact Online is dat je er veel externe applicaties aan kunt koppelen. Zo worden onze tien bankrekeningen nu automatisch ingelezen in onze boekhouding. Daar hoeven we niets voor te doen. Ook zijn onze facturen nu volledig gedigitaliseerd. We kunnen ze makkelijk inzien én digitaal accorderen. Dit verkleint de kans op fraude. Pas na akkoord van de juiste personen kan een factuur betaald worden. Voorheen werd een factuur geprint, dan gestempeld en daarna ondertekend door één of meerdere collega’s. Zo bleven facturen nog weleens liggen. Of ze raakten kwijt. Dat is nu opgelost.”

Donateur in beeld

De koppeling tussen Exact Online en Salesforce geeft de Nederlandse Brandwonden Stichting ook een mooi beeld van hun donateurs. “De informatie uit Exact wordt geïmporteerd in Salesforce. Dankzij deze koppeling zien we wie gedoneerd heeft, wanneer en hoeveel”, vertelt Marieke. “Alles is gekoppeld. Als iemand ons belt, koppelt Salesforce het telefoonnummer aan de gegevens die we van iemand in ons systeem hebben. Zo weten we of er al eerder contact is geweest en op welke manier. Zo kunnen we altijd elkaars werk overnemen. Ook kunnen we de data die het oplevert tot op donateursniveau analyseren, waardoor we onze doelgroepen duidelijk in beeld hebben.”

Rapportages

Voorafgaand aan de migratie gaf Marieke bij GCS aan dat de standaardrapportages uit Exact niet geheel voldeden aan haar wensen. Marieke: “GCS kwam met Microsoft Power BI als oplossing. Door middel van de speciale connector van Davista werd Microsoft Power BI gekoppeld aan onze Exact-omgeving. Hierdoor kunnen we de gewenste overzichten alsnog uit het systeem halen.”

Enorme tijdsbesparing

Marieke: “Het werken met Exact Online en gekoppelde systemen zorgt voor een enorme tijdsbesparing. We hoeven zaken niet meer handmatig in te voeren en vinden gegevens snel terug in het systeem. Dankzij het automatiseren van de rapportages kan ik direct overgaan op het analyseren van cijfers in plaats van ze eerst te moeten controleren. Als financial moet je kunnen vertrouwen op je systeem en de cijfers die erin staan. Dat vertrouwen heb ik nu. En klopt er toch iets niet? Dan blijkt na een belletje met GCS vaak dat we ergens iets verkeerd hebben aangevinkt.”

Sparringpartner

De Nederlandse Brandwonden Stichting focust zich de komende tijd op het uitbouwen van het nieuwe Exact-pakket. Maar dat er in de toekomst samen met GCS verder vernieuwd en verbeterd zal worden is zeer waarschijnlijk, geeft Marieke aan. “De nauwe band met het team van GCS is fijn. Het bedrijf groeit, maar het persoonlijke contact verandert niet. GCS geeft goed advies en een weerwoord waar nodig. Het zijn geen ja-knikkers. Fijn, want wat wij willen is een sparringpartner. En dat is GCS.”

GCS – Partner voor de lange termijn
Op zoek naar een Exact-partner voor de lange termijn, die zowel gevraagd als ongevraagd advies geeft?

Neem contact op via advies@gcsbv.eu of 085-2395000.